Kısa Özet ve Doğrudan Tanım (Quick Summary)
Doküman Yönetim Sistemi (Document Management System - DMS), şirketin tüm dijital ve taranmış belgelerini merkezi bir kütüphanede toplayan, metin içeriğine göre tam arama (OCR) sağlayan, sürüm geçmişini tutan ve doğrudan ilgili ERP kayıtlarına (müşteri, fatura, proje) bağlayan bütünleşik arşiv platformudur.
Dağınık Dosya Paylaşımının (Google Drive, WhatsApp) Şirketlerdeki 4 Riski
- Yetkisiz Belge Erişimi ve Bilgi Sızıntısı: Maaş bordroları veya gizli sözleşmelerin şirket içinde yanlış kişilerin erişimine açık olması.
- Sürüm Karışıklığı: Bir teknik çizimin veya sözleşmenin son güncel halinin hangisi olduğunun bilinememesi sonucu hatalı imalat yapılması.
- ERP Kayıtlarıyla Belgenin Kopuk Olması: Bir faturanın sözleşmesini veya gümrük beyannamesini bulmak için ayrı dosya sunucularında vakit harcanması.
- Arama Yapılamayan Taranmış PDF'ler: Taranmış sözleşmelerin görsel formatta kalması sebebiyle içindeki metinlerin bulunamaması.
Coflow ile Kurumsal Dijital Arşiv Mimarisi
- 1 Klasör ve Etiket Hiyerarşisinin Oluşturulması: Finans, İK, Hukuk ve Satınalma için kurumsal taksonominin belirlenmesi.
- 2 Otomatik Belge Eylemlerinin Kurgulanması: 'Finans' klasörüne atılan bir PDF'in otomatik OCR ile faturaya dönüştürülmesi.
- 3 Erişim ve Güvenlik Seviyelerinin Belirlenmesi: Yönetim kurulu kararları ve gizli sözleşmeler için iki aşamalı yetkilendirme.
- 4 Elektronik İmza (e-Sign) Entegrasyonu: Arşivdeki sözleşmelerin sistem içinden taraflara gönderilip yasal geçerli imzalatılması.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Taranmış eski kâğıt sözleşmelerimiz sistemde aranabilir hale gelir mi?
Evet. Coflow DMS'in yerleşik OCR motoru taranmış PDF ve fotoğrafları otomatik olarak metne dönüştürür; sözleşme no veya madde ismiyle anında bulabilirsiniz.
Belgeler şirket dışından güvenli bir linkle üçüncü kişilerle paylaşılabilir mi?
Evet. İstenen belgeye şifreli, süre kısıtlı veya salt-okunur indirme bağlantısı tanımlanarak dış denetçiler veya avukatlarla güvenle paylaşılabilir.
KVKK kapsamındaki personel belgeleri nasıl korunur?
İK klasöründeki belgeler sadece yetkili İK yöneticisi tarafından görülebilir; her erişim ve indirme işlemi denetim günlüğünde (audit log) kayıt altına alınır.
İşletmenizi Coflow Cloud ile Geleceğe Taşıyın
Sektörünüze özel hazır Odoo 19 ERP paketlerini dakikalar içinde test edin, açık kaynak gücü ve yapay zeka otomasyonu ile süreçlerinizi hızlandırın.